Přehled seminářů:
    Nejbližší akce:





Interní management projektu

Interní management představuje řízení projektu uvnitř konsorcia a definuje vztahy mezi jednotlivými projektovými partnery navzájem (případně mezi partnery a jejich třetími stranami, které se podílejí na řešení projektu). Jakým způsobem bude realizována komunikace v projektovém týmu, je důležité vědět od samotného počátku. Evropská komise do interního řízení konsorcia nijak nezasahuje a nechává jej plně v kompetenci koordinátora a konsorciem volených orgánů.

Na management je pro celou dobu projektu vyhrazen zvláštní WP s třemi hlavními cíli:

  • Efektivní řízení konsorcia zajišťující splnění cílů projektu vč. dobré komunikace
  • Organizace meetingů a reportování
  • Administrativní, finanční, právní a smluvní aspekty projektu

Struktura konsorcia a povinnosti partnerů

Struktura projektového konsorcia závisí zejména na velikosti projektu (tzn. počtu partnerů a velikosti rozpočtu) a struktuře projektu (rozdělení na pracovní balíčky či sub-projekty, apod.) Činnosti a pravomoci volených orgánů a partnerů v projektu jsou definovány v konsorciální smlouvě.

Valná hromada se skládá ze zástupců všech projektových partnerů a případně dalších externích odborníků. V projektu zaujímá pouze poradní roli a dohlíží na strategické směřování projektu.

Výkonná rada projektu je složena zpravidla zástupci několika klíčových projektových partnerů (3 – 5), kteří provádí běžná manažerská rozhodnutí, jež implementuje koordinátor projektu.

Koordinátor projektu vystupuje navenek jménem celého konsorcia a zprostředkovává komunikaci mezi Evropskou komisí a partnery. Dohlíží na zpracovávání průběžných zpráv o řešení projektu a předkládá je jménem konsorcia EK. Má přehled o dění v konsorciu, kontroluje plnění dílčích cílů projektu, kvalitu veškerých výstupů, sleduje čerpání z hlediska financí i lidských zdrojů. Je zodpovědný za práci se vznikajícím duševním vlastnictvím a řeší případné neshody mezi partnery a zajišťuje krizový management. U větších projektů je většinou oddělen „vědecký“ a „administrativní“ projektový management. Koordinátor projektu má poté k dispozici administrativního manažera či kancelář, která je zodpovědná za reportování projektu. Administrativou může být nevědecká (konzultantská) instituce nebo může být outsourcována.

Projektový partneři jednají v souladu se svými závazky vůči projektu. Poskytují podle plánu a v odpovídající kvalitě výstupy - deliverables, které jsou jim v Annexu I přiřazeny. Jsou jako celek odpovědni za splnění cílů projektu - kolektivní technická zodpovědnost. Zpracovávají svou vlastní administrativu projektu – v 7.RP jde zejména o řádnou finanční a personální správu projektu. Vedoucí WP odpovídají za plnění úkolů jim svěřenými WP.

Interní reporting a komunikace v konsorciu

Interní reporting

Projekt může být ve fázi návrhu detailně naplánovaný. Nicméně povaha výzkumu je taková, že záležitosti brzy přestanou sledovat naplánovanou trasu. Nutné je aktivní monitorování a včasné rozhodování o nápravných akcích nebo doplnění plánů tak, aby nebyla ztracena kontrola nad projektem.

Pro úspěšnou realizaci projektu je proto důležitá pravidelná kontrola plánu a skutečnosti. Způsoby interního reportingu koordinátorovi projektu jsou upraveny v Konsorciální dohodě.  Zpravidla je interní reportování častější a detailnější než vůči Evropské komisi. Jednotliví partneři a vedoucí pracovních balíčků připravují zprávy o pokroku, vynaložených nákladech i čerpaných osobních nákladů. Koordinátor je průběžně informován, dbá na soulad s plánem, na kvalitu výstupů a upozorňuje na případnou potřebu korekčních opatření

Pracovní schůzky

Důležitou součástí každého projektu jsou pravidelná setkání zástupců jednotlivých partnerů. První pracovní schůzky by se měly konat při přípravě návrhu projektu s cílem ujasnit si projektový záměr, jednotlivé pracovní balíčky a seznámit se s ostatními partnery. V průběhu realizace projektu jsou setkání důležitá nejen pro vzájemnou informovanost o dosažených výsledcích. Jsou zde přijímána rozhodnutí o dalším směřování projektu a v souladu s výzkumným plánem v Annexu I definovány postupy, jak cílů dosáhnout. Stejně tak je přijímána během schůzek řada operativních rozhodnutí souvisejících s aktuálním vývojem v projektu.

Oficiálně je projekt zahájen tak zvaným Kick-off Meetingem, který je slavnostně uspořádán za účasti všech projektových partnerů i  za přítomnosti projektového úředníka EK. Agenda typicky zahrnuje:

  • Představení projektu a jednotlivých projektových partnerů
  • Prezentace, diskuze a konsolidace pracovního plánu a výstupů v rámci jednotlivých pracovních balíčků (vedoucí odpovídajících WP), specifikace/upřesnění střednědobého i krátkodobého plánu práce
  • Přehled a revize manažerských zásad a postupů (připomenutí uzavřené GA a CA, komunikace a sdílení informací, reporting, platby, web projektu, PR, publicita a grafický manuál atd.)
  • Ustavení případných výborů (pro publicitu, pro IPR, pro spolupráci s uživateli či průmyslem, pro vzděláván aj.)

Další projektové meetingy  se konají zpravidla jedenkrát až dvakrát ročně v závislosti na velikosti projektu, počtu partnerů a struktuře managementu. Počet setkání volených orgánů konsorcia definuje Konsorciální smlouva. Partneři jsou informování o plánované schůzce písemně. Z každého meetingu je pořízen zápis, který obsahuje agendu, přítomné, hlavní rozhodnutí, úkoly pro jednotlivé partnery pro nadcházející období a termín dalšího setkání.

Další metody interní komunikace

Způsoby další komunikace v projektu jsou zpravidla nastaveny během nebo v krátké návaznosti na Kick-off Meeting. Jedná se zpravidla o:

Všichni partneři musí pochopit, že smysluplná spolupráce vyžaduje investice a úsilí, nevzniká automaticky a není jen papírovou smyšleninou. Koordinátor by také neměl podceňovat důležitost komunikace s projektovým úředníkem EK.


webdesign Studio R3D, s.r.o.