Náklady a příjmy projektu

Základní formou je náhrada uznatelných nákladů, v rámci které EK hradí účastníkům část nebo plnou výši vykázaných nákladů. Jedná se o preferovanou metodu v 7. RP. Uznatelné náklady se dělí na přímé a nepřímé náklady projektu. Více informací naleznete v dokumentech Pravidla financování projektů 7. RP (*.pdf 2 MB) a Finanční průvodce (Financial Guide.pdf 627 kB).

Uznatelné a neuznatelné náklady

Uznatelné náklady (eligible costs) jsou takové náklady, které splňují následující podmínky:

• Skutečné: Náklady musí skutečně vzniknout a být zaznamenány v účetnictví účastníka.
• Vynaložené účastníkem v průběhu projektu: Náklady nemohou být uznatelné, vzniknou-li před začátkem nebo po skončení realizace projektu.
• Stanoveny podle obvyklých účetních a manažerských zásad organizace
• Použity výhradně za účelem dosažení cílů a očekávaných výsledků projektu popsaných v Annexu I Grantové dohody
• V souladu se zásadami úspornosti, účinnosti a efektivity
• Očištěny od neuznatelných nákladů

Mezi neuznatelné náklady uvedené v článku II.14.3 Modelové grantové dohody patří:

• Identifikovatelné nepřímé daně:  DPH či jiné nepřímé daně (vracení DPH lze nyní zpětně žádat na příslušném FÚ, více informací ZDE.)
• Cla
• Placené úroky
• Rezervy na možné budoucí ztráty nebo výdaje
• Kurzové ztráty, náklady spojené s kapitálovým výnosem
• Náklady vykázané, vzniklé nebo uhrazené v souvislosti s jiným projektem
• Jakékoliv dluhy a s nimi spojené náklady
• Nadměrné nebo lehkomyslné výdaje
• Veškeré výdaje, které nesplňují podmínky pro uznatelné náklady

Kategorie uznatelných nákladů

Přímé náklady (direct costs) jsou takové uznatelné náklady, které lze jednoznačně přiřadit k projektu. Přímé náklady se zpravidla rozdělují do následujících doporučených kategorií:

• Osobní náklady na zaměstnance, kteří pracují přímo na projektu (personnel costs) – náklady na zaměstnance zahrnují hrubou mzdu, sociální a zdravotní pojištění, běžné odměny v návaznosti na produktivní skutečně odpracované hodiny (pracovní doba krom dovolených, nemocenské, školení atd.),
• Cestovní náhrady (travel and subsistence costs)
• Dlouhodobý majetek (durable equipment) – majetek je možné vykazovat v projektu ve výši účetních odpisů a to po dobu použití majetku v projektu v závislosti na využití kapacity majetku na projekt,
• Spotřební materiál (consumables) – materiál nezbytný pro implementaci projektu, např. chemikálie, elektrosoučástky, materiál na výrobu prototypů atd. Tonery a kancelářské potřeby jsou zpravidla považovány za nepřímé náklady.
• Subdodávky (subcontracts) a náklady třetích stran – poskytnutí služby či zdrojů pro realizaci projektu
• Osvědčení o metodologii a Osvědčení o finančních výkazech (certificates)¨
• Jiné přímé náklady (other costs) – např. náklady na ochranu duševního vlastnictví.

Nepřímé náklady (režijní, indirect costs, overheads) jsou náklady, které nelze přímo přiřadit danému projektu, ale které mohou být identifikovány a doloženy účetním systémem organizace jako vzniklé v přímé souvislosti s přímými uznatelnými náklady projektu. Nepřímé náklady typicky obsahují:

• Náklady na mzdu podpůrných zaměstnanců (ekonom, účetní, knihovník, správce sítě)
• Náklady na vedení organizace
• Odpisy či nájem budov
• Náklady související s provozem budovy (nájem, pojištění, úklid, ostraha, údržba, energie)
• Administrativní náklady (pošta, telefon, internet, fax, kancelářské potřeby)
• Všeobecně používané vybavení (počítače, tiskárny, kopírky)

Každý účastník může pro krytí nepřímých uznatelných nákladů zvolit pevnou sazbu ve výši 20 % ze svých celkových přímých uznatelných nákladů, očištěných od nákladů na subdodávky a od nákladů na zdroje poskytnuté třetími stranami, které nebyly využívány v prostorách účastníka. Tato možnost je otevřená všem subjektům bez ohledu na právní formu a systém analytického účetnictví.

Neziskové veřejné subjekty, instituce středního a vysokoškolského vzdělávání, neziskové výzkumné organizace a malé a střední podniky (MSP) mohou zvolit pevnou sazbu ve výši 60 % z celkových přímých uznatelných nákladů očištěných od nákladů na subdodávky a od nákladů na zdroje poskytnuté třetími stranami, které nebyly využívány v prostorách účastníka, pokud:

• se účastní typů projektů, které zahrnují činnosti výzkumu a technologického vývoje a demonstrační činnosti (tedy projektů spolupráce, sítí excelence nebo výzkumu ve prospěch specifických skupin), a
• nejsou schopny kvůli nedostatečnému analytickému systému s jistotou stanovit své skutečné nepřímé náklady na dotyčný projekt.

Přechodnou pevnou sazbu tedy mohou používat pouze určité subjekty, které mají nedostatečný analytický účetní systém.
Více informací o jednotlivých nákladových položkách naleznete v Pravidlech financování projektů 7. RP (*.pdf 2 MB).