Vyjednávání s Evropskou komisí

Proces vyjednávání

Pokud je projekt panelem expertů doporučen k financování ze 7. Rámcového programu, je koordinátor oficiálně pozván k vyjednávání s Evropskou komisí (Letter of Invitation to Negotiation).

Cílem vyjednávání je projednat podmínky poskytnutí grantu a uzavření Grantové dohody, která se skládá ze základního textu (Core Text), příloh (Annex) a zvláštních ustanoveních (Special Clauses). Diskutováno je technické řešení projektu, finanční stránka (zejména dojednání maximální výše příspěvku Evropské komise) a právní aspekty (ochrana duševního vlastnictví).

Účastníkem vyjednávání za projektové konsorcium je koordinátor projektu případně jeho zástupce. Evropskou komisi zastupuje projektový úředník (Project Officer) zodpovědný za vědecko-technickou část vyjednávání a úředník zabývající se finanční a právní stránkou projektu. Nepřímými účastníky vyjednávání jsou hodnotitelé projektového návrhu, jejichž připomínky se zapracují do Grantové dohody a partneři projektu, kteří by měli spolupracovat s koordinátorem na zapracování změn do návrhu projektu.

Čas a místo vyjednávací schůzky je uvedeno v oficiálním dopise Evropské komise (Letter of invitation to Negotiation) a je upřesněno emailovou korespondencí. Schůzka se koná v Bruselu případně v Lucemburku. Pokud není nutné návrh projektu příliš upravovat, je možné, že osobní schůzka nebude vyžadována a komunikace bude vedena elektronicky. Náklady vzniklé před zahájením projektu nejsou uznatelné, proto cestovní náhrady vzniklé v souvislosti s vyjednávací schůzkou musí být hrazeny z jiných zdrojů.

Nástrojem vyjednávání je webová aplikace NEF (Negotiation facility), prostřednictvím které jsou vyplňovány formuláře usnadňující přípravu Grantové dohody (Grant Agreement Preparation Forms). Administrativní formuláře jsou z větší části přeneseny z návrhu projektu (části A). Upřesňují se hlavně technické údaje, které byly vyjednány mezi Evropskou komisí a koordinátorem (rozpočet projektu a schválený příspěvek ze 7. Rámcového programu, monitorovací období, seznam partnerů přistupujících ke Grantové dohodě aj.).

Vyjednávání o technických, finančních a právních aspektech

Technické vyjednávání je zaměřeno především na obsahovou (vědecko-výzkumnou) část projektového návrhu (část B). Na základě připomínek hodnotitelů a projektového úředníka mohou být upřesněny cíle projektu, harmonogram realizace, míra zapojení partnerů projektu, definování milníků, způsob ověření výstupů projektu atd. Výsledkem vyjednání je upřesnění obsahové části žádosti a její přetransformování na technickou přílohu grantové dohody (Annex 1 – Description of Work).

Finanční vyjednávání je zaměřeno na dojednání maximálního příspěvku Evropské unie na řešení daného projektu a rozdělení příspěvku mezi jednotlivé partnery. Je možné, že na základě hodnocení externími experty bude Evropská komise v rámci negociací požadovat snížení rozpočtu projektu. Dále se vyjednává výše zálohové platby podle potřeb projektu, identifikují se případné subdodávky či jiné třetí strany a dohodnou se případné zvláštní doložky.

Právní vyjednávání zahrnuje především jednání o speciálních doložkách, které je nutno doložit v Grantové dohodě a je diskutována problematika ochrany duševního vlastnictví. Pokud se subjekt účastní projektu 7. Rámcového programu poprvé, Evropská komise ověřuje existenci a právní status organizace případně její finanční kapacitu.

Grantová dohoda

Výsledkem průběžného vyjednávání s Evropskou komisí je Grantová dohoda, která upravuje práva a povinnosti konsorcia projektu a Evropské unie. Struktura dohody vychází z modelové grantové dohody (Model Grant Agreement), která se upravuje dle potřeb daného projektu. Grantová dohoda se skládá ze základního textu (Core Text), příloh (Annex) a seznamu zvláštních ustanovení (List of Special Clauses).

Struktura modelové grantové dohody:

• Core Text – základní text
• Annex I     Description of Work – popis práce projektu, technická příloha
• Annex II    General Conditions – všeobecné podmínky
• Annex III   Specific Provisions – zvláštní ustanovení týkající se určitého typu projektu
• Annex IV  Form A – přistoupení partnerů ke grantové dohodě
• Annex V    Form B – žádost nového partnera o přistoupení ke grantové dohodě
• Annex VI   Form C – finanční výkaz pro vyúčtování projektu
• Annex VII Form D – podmínky zadání osvědčení o finančních výkazech
                Form E – podmínky pro osvědčení o metodice (např. vykazování osobních nákladů)
• List of Special Clauses – seznam zvláštních ustanovení

Konečnou verzi Grantové dohody (základní text) podepisuje statutární zástupce organizace koordinátora projektu a Evropská komise (úředník Generálního ředitelství EK). Partneři projektu přistupují k podpisu Grantové dohody podepsáním Annex IV (podepisuje statutární zástupce organizace). Datum podpisu dohody nemusí být shodné s datem zahájením projektu – to je specifikována v Core Textu grantové dohody.

Kromě Grantové dohody, která upravuje vztahy konsorcia a Evropské komise, se uzavírá Konsorciální smlouva, která upravuje práva a povinnosti v rámci konsorcia.

Konsorciální smlouva

Konsorciální smlouva (Consortium Agreement) je dokument upravující vnitřní záležitosti konsorcia. Doplňuje Grantovou dohodu s níž nesmí být v rozporu. Pokud není ve výzvě stanoveno jinak, je uzavření konsorciální smlouvy povinné.

Konsorciální smlouva upravuje zejména:

• vnitřní organizaci a rozhodovací procesy v konsorciu,
• pravidla týkající se práv k duševnímu vlastnictví (IPR), šíření a využívání výsledků výzkumu,¨
• práva, povinnosti a odpovědnost účastníků,
• finanční a časový harmonogram distribuce finančního příspěvku Evropského společenství.

Evropská komise do přípravy konsorciální smlouvy nijak nezasahuje, jelikož není jejím účastníkem. Zveřejnila ale nezávazné pokyny se zaměřením na otázky, které by měly být smlouvou řešeny (Consortium Agreement Checklist).

Obvyklá doba přípravy konsorciální smlouvy je přibližně 4 - 8 týdnů a podílí se na ni všichni partneři, přičemž lze využít modelové konsorciální smlouvy, které mohou být pozměněny dle potřeb projektu:

• DESCA – univerzální model pro projekty Specifického programu Spolupráce,
• IPCA EICTA – model pro potřeby průmyslu (zejména oblast ICT),
• EUCAR – model zaměřený na oblast dopravy,
• IMG4 – model zaměřený na oblast aeronautiky a výzkumu vesmíru.

Problém může nastat, pokud se právní zástupci účastníků nemohou shodnout na konečné podobě smlouvy, zejména je-li v konsorciu velký počet partnerů či subjekty z průmyslové sféry. Finální verzi konsorciální smlouvy podepisují statutární zástupci organizací všech partnerů.