Externí management projektu
Externí management představuje řízení projektu navenek. Jedná se o komunikaci koordinátora jako zástupce konsorcia s Evropskou komisí respektive projektovým úředníkem příslušného Generálního ředitelství, který má projekt na starosti. Podstatnou část řízení projektu vůči Evropské komisi představuje podávání zpráv o řešení projektu (vědeckých zpráv a finančních výkazů), které koordinátor předkládá v přesně definovaných termínech v průběhu a na závěr projektu.

Proces reportingu Evropské komisi
Realizace každého projektu je rozdělena na několik vykazovaných období, které jsou blíže specifikovány v Grantové dohodě. Po uplynutí každého období musí účastníci podávat Evropské komisi průběžné zprávy a na konci projektu zprávu závěrečnou. Zprávy se zasílají do 60 dní po konci každého vykazovacího období průběžné/závěrečné zprávy o řešení projektu projektovému úředníkovi. Předložení těchto zpráv a jejich schválení je nezbytnou podmínkou pro zaslání průběžných plateb na účet koordinátora (do 105 dnů od obdržení monitorovací zprávy). Do 30 dní po obdržení finální platby koordinátor zasílá Komisi Zprávu o rozdělení finančního příspěvku mezi účastníky projektu.
Povinnosti koordinátora:
- Příprava vědecké zprávy na základě provedených prací a informací od ostatních partnerů,
- Kompletace finančních části monitorovací zprávy (finanční výkazy - formulář C),
- Včasné zaslání monitorovací zprávy Komisi,
- Prostředník mezi projektovým manažerem Komise a ostatními partnery konsorcia
- Zodpovězení otázek projektového manažera Evropské komise a vysvětlení a doplnění týkající se průběžné zprávy (zejména finančních aspektů),
- Všechny zprávy Komisi by měly být zasílány v kopii všem partnerům projektu.
Povinnosti partnerů:
- Vyplnit a podepsat své finanční výkazy (formuláře C) a zaslat jej koordinátorovi
- Poskytnout osvědčení o finančních výkazech – kde je potřeba
- Informovat o odpovědných osobách, změně statutu a okolnostech, které by mohli ovlivnit realizaci projektu a podmínky účasti
- Poskytnout koordinátorovi informace o průběhu řešení vlastní části projektu
- Poskytnout EK informace požadované v rámci kontrol a auditů až do 5ti let po ukončení projektu
Konsorcium předkládá zprávy a „deliverables“ EK prostřednictvím koordinátora a to elektronicky prostřednictvím online nástrojů (DG INFSO – NEF, DG RTD Form C Editor (FORCE), SESAM). V tištěné podobě se zasílají originály finančních výkazů (formulář C podepsaný statutárním zástupcem instituce, osvědčení o finančních výkazech) a prohlášení koordinátora.
Struktura monitorovacích zpráv
Struktura průběžné zprávy
- Administrativní úvodní stránka
- Prohlášení koordinátora o pravdivosti zprávy a stavu projektu
- Publikovatelný souhrn výsledků/stavu projektu
- Cíle projektu pro dané období
- Pokrok a dosažené výsledky po jednotlivých WP, vysvětlení odchylek od Annexu I
- Tabulky výstupů a milníků projektu
- Informace o řízení projektu, vysvětlení odchylek od plánu, využití a šíření výsledků výzkumu
- Vysvětlení k čerpání zdrojů
- Finanční výkazy partnerů vč. třetích stran i agregované hodnoty (Formulář C, elektronický nástroj)
- Osvědčení o finančních výkazech a/nebo metodologii, pokud je třeba
Struktura závěrečné zprávy
- Obsahuje všechny části jako průběžné zpráva,
- Závěrečná finální zpráva pro média obsahující executive summary projektu vč. jeho kontextu a cílů, dosažené vědecko-technologické výsledky, dopad projektu a využití a šíření výsledků projektu,
- Plán využití a šíření nových znalostí (PUDF),
- Zprávu popisující širší společenské dopady projektu ve formě tabulky zahrnující aktivity na podporu gendrové rovnosti, etické záležitosti a zapojení dalších aktérů.