Externí management projektu

Externí management představuje řízení projektu navenek. Jedná se o komunikaci koordinátora jako zástupce konsorcia s Evropskou komisí respektive projektovým úředníkem příslušného Generálního ředitelství, který má projekt na starosti. Podstatnou část řízení projektu vůči Evropské komisi představuje podávání zpráv o řešení projektu (vědeckých zpráv a finančních výkazů), které koordinátor předkládá v přesně definovaných termínech v průběhu a na závěr projektu.

Proces reportingu Evropské komisi

Realizace každého projektu je rozdělena na několik vykazovaných období, které jsou blíže specifikovány v Grantové dohodě. Po uplynutí každého období musí účastníci podávat Evropské komisi průběžné zprávy a na konci projektu zprávu závěrečnou. Zprávy se zasílají do 60 dní po konci každého vykazovacího období průběžné/závěrečné zprávy o řešení projektu projektovému úředníkovi. Předložení těchto zpráv a jejich schválení je nezbytnou podmínkou pro zaslání průběžných plateb na účet koordinátora (do 105 dnů od obdržení monitorovací zprávy). Do 30 dní po obdržení finální platby koordinátor zasílá Komisi Zprávu o rozdělení finančního příspěvku mezi účastníky projektu.

Povinnosti koordinátora:

• Příprava vědecké zprávy na základě provedených prací a informací od ostatních partnerů,
• Kompletace finančních části monitorovací zprávy (finanční výkazy - formulář C),
• Včasné zaslání monitorovací zprávy Komisi,
• Prostředník mezi projektovým manažerem Komise a ostatními partnery konsorcia
• Zodpovězení otázek projektového manažera Evropské komise a vysvětlení a doplnění týkající se průběžné zprávy (zejména finančních aspektů),
• Všechny zprávy Komisi by měly být zasílány v kopii všem partnerům projektu.

Povinnosti partnerů:

• Vyplnit a podepsat své finanční výkazy (formuláře C) a zaslat jej koordinátorovi
• Poskytnout osvědčení o finančních výkazech – kde je potřeba
• Informovat o odpovědných osobách, změně statutu a okolnostech, které by mohli ovlivnit realizaci projektu a podmínky účasti
• Poskytnout koordinátorovi informace o průběhu řešení vlastní části projektu
• Poskytnout EK informace požadované v rámci kontrol a auditů až do 5ti let po ukončení projektu

Konsorcium předkládá zprávy a „deliverables“ EK prostřednictvím koordinátora a to elektronicky prostřednictvím online nástrojů (DG INFSO – NEF,  DG RTD Form C Editor (FORCE), SESAM). V tištěné podobě se zasílají originály finančních výkazů (formulář C podepsaný statutárním zástupcem instituce, osvědčení o finančních výkazech) a prohlášení koordinátora.

Struktura monitorovacích zpráv

Struktura průběžné zprávy

• Administrativní úvodní stránka
• Prohlášení koordinátora o pravdivosti zprávy a stavu projektu
• Publikovatelný souhrn výsledků/stavu projektu
• Cíle projektu pro dané období
• Pokrok a dosažené výsledky po jednotlivých WP, vysvětlení odchylek od Annexu I
• Tabulky výstupů a milníků projektu
• Informace o řízení projektu, vysvětlení odchylek od plánu, využití a šíření výsledků výzkumu
• Vysvětlení k čerpání zdrojů
• Finanční výkazy partnerů vč. třetích stran i agregované hodnoty (Formulář C, elektronický nástroj)
• Osvědčení o finančních výkazech a/nebo metodologii, pokud je třeba

Struktura závěrečné zprávy

• Obsahuje všechny části jako průběžné zpráva,
• Závěrečná finální zpráva pro média obsahující executive summary projektu vč. jeho kontextu a cílů, dosažené vědecko-technologické výsledky, dopad projektu a využití a šíření výsledků projektu,
• Plán využití a šíření nových znalostí (PUDF),
• Zprávu popisující širší společenské dopady projektu ve formě tabulky zahrnující aktivity na podporu gendrové rovnosti, etické záležitosti a zapojení dalších aktérů.