Pátý krok: včasné naplánování přípravy návrhu projektu a zapojení partnerů do přípravy
Pečlivá předběžná příprava zajistí projektovému návrhu nejen větší šanci na úspěch, ale také ušetří čas a spěch při dodržování lhůt výzvy. V ideálním případě by měla příprava projektu zahájena 6 měsíců před uzávěrkou příjmu žádosti v dané výzvě (Deadline). Hlavní roli v přípravě a kompletování projektu hraje koordinátor. Je ale vhodné rozdělit práci na návrhu i mezi jednotlivé partnery, aby se ztotožnili s úkoly v projektu a zároveň zvýšila motivace k samotné realizaci projektu.
Fáze přípravy projektu:
Zdroj: GrantGarant, Mgr. Karolína Řípová
Šestý krok: registrace do systému na přípravu a odevzdávání projektů
Návrhy projektů na vypsaná témata se podávají pouze elektronicky prostřednictvím internetového elektronického nástroje EPSS (Electronic Proposal Submission Service) do připravených formulářů.
Přístup do EPSS je možný z konkrétní výzvy po emailovém potvrzení přístupových hesel, a to nejméně 4 týdny před uzávěrkou. Žadatel (koordinátor projektu) se musí nejdříve v EPSS zaregistrovat. Poté je mu emailem přiděleno uživatelské jméno a heslo pro koordinátora a jednotlivé partnery (heslo je platné pouze pro daný předkládaný návrh projektu).
Prostřednictvím EPSS žadatel (koordinátor):
S návrhem projektu pracují i všichni partneři, kteří vyplňují údaje za svou organizaci a informace o rozpočtu.
Data týkající se právního statutu a existence institucí účastnících se projektů 7. RP jsou ukládána do centrálního registru Evropské komise, tzv. Unique Registration Facility (URF). Institucím je přidělen identifikační kód, tzv. Participant Identification Code (PIC). Díky tomuto kódu není nutné opakovaně prokazovat existenci a právní statut při účasti v každém dalším projektu (příslušné údaje budou automaticky předvyplněny do formulářů při podávání návrhu projektu, negociacích i reportování po vložení kódu PIC).
Přístup k datům již zaregistrovaných (validovaných) subjektů má tzv. Legal Entity Authorised Representative (LEAR).
Odkazy na dokumenty a webové stránky: Průvodce vyplněním žádosti – EPSS guide.pdf (2 MB)
Sedmý krok: sepsání konkurenceschopného projektového návrhu
Projektová žádost se skládá z části A (základní údaje o projektu) a z části B (technická část). Formuláře žádosti se předkládají elektronicky a jsou dostupné po registraci k dané výzvě pomocí internetového nástroje EPSS. Struktura a obsah formulářů jednotlivých částí se může měnit dle typu projektu a výzvy, do které je projekt podáván. Podrobný popis jak žádost vyplnit je obsažen v Příručce pro příjemce (Guide for Applicant), který je součástí informačního balíčku u každé výzvy. Níže je popsán základní obsah jednotlivých částí, které jsou stejné pro všechny typy žádostí.
Část A obsahuje administrativní a finanční formuláře, které slouží k identifikaci projektového návrhu a jeho účastníků. Formuláře se vyplňují online po přihlášení do EPSS.
Obsah:
Část B představuje hlavní (technická) část návrhu projektu. Šablona části B je ke stažení v systému EPSS ve formátu dokumentu MS Word (.doc). Část B strukturovaně popisuje cíle projektu, rozdělení úkolů a nákladů mezi partnery, dopady projektu i jeho řízení. V části B se rovněž konsorcium podrobněji vyjadřuje k rozpočtu uvedenému v části A a zdůvodňuje oprávněnost uvedených předpokládaných nákladů (investice, subdodávky, třetí strany, atd.). Po vyplnění a finalizaci se žádost uloží do formátu PDF (max. 10MB) a nahraje do systému EPSS.
Obsah:
Doporučení ke struktuře projektové žádosti:
Hodnotitelé projektů věnují každé žádosti cca 4-8 hodin pracovního času (dle typu výzvy). Projektový návrh ho musí zaujmout svou: