Návrh projektu

Harmonogram přípravy

Pátý krok: včasné naplánování přípravy návrhu projektu a zapojení partnerů do přípravy

Pečlivá předběžná příprava zajistí projektovému návrhu nejen větší šanci na úspěch, ale také ušetří čas a spěch při dodržování lhůt výzvy. V ideálním případě by měla příprava projektu zahájena 6 měsíců před uzávěrkou příjmu žádosti v dané výzvě (Deadline). Hlavní roli v přípravě a kompletování projektu hraje koordinátor. Je ale vhodné rozdělit práci na návrhu i mezi jednotlivé partnery, aby se ztotožnili s úkoly v projektu a zároveň zvýšila motivace k samotné realizaci projektu.

Fáze přípravy projektu: 

Zdroj: GrantGarant, Mgr. Karolína Řípová
 

EPSS – systém pro předkládání žádostí

Šestý krok: registrace do systému na přípravu a odevzdávání projektů

Návrhy projektů na vypsaná témata se podávají pouze elektronicky prostřednictvím internetového elektronického nástroje EPSS (Electronic Proposal Submission Service) do připravených formulářů.

Přístup do EPSS je možný z konkrétní výzvy po emailovém potvrzení přístupových hesel, a to nejméně 4 týdny před uzávěrkou. Žadatel (koordinátor projektu) se musí nejdříve v EPSS zaregistrovat. Poté je mu emailem přiděleno uživatelské jméno a heslo pro koordinátora a jednotlivé partnery (heslo je platné pouze pro daný předkládaný návrh projektu).

Prostřednictvím EPSS žadatel (koordinátor):

• vyplní administrativní a finanční formuláře A
• stáhne šablonu pro zpracování části B a zpracovanou část B následně do EPSS v PDF nahrává
• jmenuje osoby, které mohou přiložit posudek
• odešle kompletní návrh projektu pomocí tlačítka SUBMIT (údaje vložené do EPSS lze měnit až do uzávěrky výzvy, hodnotí se poslední uložená verze projektového návrhu)

S návrhem projektu pracují i všichni partneři, kteří vyplňují údaje za svou organizaci a informace o rozpočtu.

Data týkající se právního statutu a existence institucí účastnících se projektů 7. RP jsou ukládána do centrálního registru Evropské komise, tzv. Unique Registration Facility (URF). Institucím je přidělen identifikační kód, tzv. Participant Identification Code (PIC). Díky tomuto kódu není nutné opakovaně prokazovat existenci a právní statut při účasti v každém dalším projektu (příslušné údaje budou automaticky předvyplněny do formulářů při podávání návrhu projektu, negociacích i reportování po vložení kódu PIC).
Přístup k datům již zaregistrovaných (validovaných) subjektů má tzv. Legal Entity Authorised Representative (LEAR).

Odkazy na dokumenty a webové stránky: Průvodce vyplněním žádosti – EPSS guide.pdf (2 MB)
 

Struktura projektové žádosti

Sedmý krok: sepsání konkurenceschopného projektového návrhu

Projektová žádost se skládá z části A (základní údaje o projektu) a z části B (technická část). Formuláře žádosti se předkládají elektronicky a jsou dostupné po registraci k dané výzvě pomocí internetového nástroje EPSS. Struktura a obsah formulářů jednotlivých částí se může měnit dle typu projektu a výzvy, do které je projekt podáván. Podrobný popis jak žádost vyplnit je obsažen v Příručce pro příjemce (Guide for Applicant), který je součástí informačního balíčku u každé výzvy. Níže je popsán základní obsah jednotlivých částí, které jsou stejné pro všechny typy žádostí. 

Část A

Část A obsahuje administrativní a finanční formuláře, které slouží k identifikaci projektového návrhu a jeho účastníků. Formuláře se vyplňují online po přihlášení do EPSS.

Obsah:

• A1: Základní údaje o návrhu projektu (General Information on the Proposal)
  - název projektu, identifikace výzvy, doba trvání projektu, abstrakt projektu, klíčová slova atd.
  - vyplňuje koordinátor
• A2: Základní údaje o partnerech (Participants)
  - název organizace, adresa, status organizace, propojení s jinými partnery, kontaktní osoby, a
  - vyplňuje koordinátor nebo každý z partnerů
• A3: Základní údaje o rozpočtu (Budget)
  • A3.1: ROZPOČET JEDNOTLIVÝCH PARTNERŮ
    • způsob vykazování nepřímých nákladů, rozpočet podle činností, které jsou v daném typu   projektu povoleny, a podle kategorie nákladů, příjmy projektu, požadovaný příspěvek ES
    • vyplňuje koordinátor nebo každý z partnerů
  • A3.2: SOUHRNNÝ ROZPOČET ZA VŠECHNY PARTNERY
    • tvoří se automaticky na základě údajů uvedených ve formuláři A3.1

Část B

Část B představuje hlavní (technická) část návrhu projektu. Šablona části B je ke stažení v systému EPSS ve formátu dokumentu MS Word (.doc).  Část B strukturovaně popisuje cíle projektu, rozdělení úkolů a nákladů mezi partnery, dopady projektu i jeho řízení. V části B se rovněž konsorcium podrobněji vyjadřuje k rozpočtu uvedenému v části A a zdůvodňuje oprávněnost uvedených předpokládaných nákladů (investice, subdodávky, třetí strany, atd.). Po vyplnění a finalizaci se žádost uloží do formátu PDF (max. 10MB) a nahraje do systému EPSS.

Obsah:

• B1: Vědecká a/nebo technická projektu (Sciance and/or Technological Quality)
  • KONCEPT A CÍLE PROJEKTU: představení základního principu inovace projektu, jeho evropského rozměru a návaznosti na globální cíl výzvy, do které je podáván
  • METODOLOGIE A PRACOVNÍ PLÁN PROJEKTU: popis pracovní balíčků (tabulka Work Packages list and description) a jejich provázanost s cíly projektu (Deliverables list), popis klíčových výzkumných metod, představení klíčových partnerů a jejich komptenecí (Work Packages Leaders, Summary of staff efort), popis etap projektu (List of Milestones) a harmonogramu realizace (Gantt Chart, Pert Chart), rizika realizace projektu a opatření proti těmto rizikům,
• B2: Realizace projektu (Project Implemantation)
  • management projektu (způsob rozhodování, řízení projektu, komunikace v rámci týmu, konsorciální smlouva), představení partnerů projektu, zdroje vyčleněny na projekt,
• B3: Očekávaný dopad projektu (Expected Impact)
  • DOPADY PROJEKTU V NÁVAZNOSTI NA PRACOVNÍ PROGRAM - vazba projektu na cíle pracovního programu, soulad dopadu projektu s očekáváními Evropské komise, dopad výsledků projektu na konkurenceschopnost EU, srovnání s tematicky podobnými projekty financovaných s veřejných zdrojů (návaznost a inovativnost projektu),
  • DISEMINACE A VYUŽITÍ VÝSLEDKŮ PROJEKTU – plán na další užití znalostí, šíření výsledku výzkumu, základní principy pro uzavření Konsorciální smlouvy (pokud je v projektu více partnerů) 
• B4: Etické otázky (Ethical Issues)
  • tabulka s otázkami ohledně etických otázek, pokud v rámci tabulky odpovíte ANO, je nezbytné příslušnou odpověď zdůvodnit

Doporučení ke struktuře projektové žádosti:

Hodnotitelé projektů věnují každé žádosti cca 4-8 hodin pracovního času (dle typu výzvy). Projektový návrh ho musí zaujmout svou:

• Provázaností definice problému: globální cíl -> operační cíle -> pracovní balíčky -> výstupy
• Přehledností textu: odrážky, tabulky, grafy, číslování, grafické ilustrace, poznámky pod čarou
• Čtivostí textu: jasný popis, jednotná terminologie.